涉密會議文件材料管理是一個(gè)普遍性的問題。在各機(jī)關(guān)、單位，通過召開會議傳達(dá)學(xué)習(xí)相關(guān)文件材料，是貫徹落實(shí)黨和國家方針政策、法令、決議以及上級指示的重要途徑。而當(dāng)會議議題、內(nèi)容或者文件涉及國家秘密時(shí)，對文件材料的管理尤其需要提高警惕、嚴(yán)防泄密。

        然而，在實(shí)際工作中，涉密會議文件材料管理不當(dāng)?shù)膯栴}時(shí)有發(fā)生。不僅有涉密會議組織者圖省事讓參會人員自帶涉密文件，還有參會人員私自留存涉密會議文件；既涉及涉密會議組織者與參會單位會議文件收發(fā)銜接的問題，還有參會單位對參會人員帶回的會議文件查收和監(jiān)督管理的問題。

        案例1:2005年，某涉密單位干部孫某參加涉密會議，會議要求涉密會議材料“會后收回”。孫某未按要求交回涉密會議材料，將涉密會議材料帶入賓館，存放在更衣柜中。孫某外出時(shí)，涉密會議材料和個(gè)人財(cái)物被盜，經(jīng)多方查找未果。事件發(fā)生后，孫某受到黨紀(jì)政紀(jì)嚴(yán)肅處理。

        案例2：2013年3月，某部委工作人員婁某丟失1份機(jī)密級文件。經(jīng)查，婁某外出參加會議返程途中，不慎將涉密文件遺失在公交車上。發(fā)現(xiàn)情況后，婁某立即向單位報(bào)告，并通過積極聯(lián)系公交公司、向公安部門報(bào)案等方式進(jìn)行查找，但未能找到。經(jīng)評估，文件內(nèi)容已在有關(guān)報(bào)告中對外公開，文件丟失不會帶來實(shí)質(zhì)性損害，有關(guān)部門給予婁某行政警告處分。

        案例3：某開發(fā)區(qū)信訪辦主任劉某在參加完市涉密會議后，將1份機(jī)密級會議文件帶回單位，不僅未按規(guī)定及時(shí)交保密室查收，而且在文件使用后疏于保管，隨意放置在辦公桌上，被一上訪人員趁辦公室無人拿走，在開發(fā)區(qū)服務(wù)中心復(fù)印后將原件送回，并將復(fù)印件交給一名個(gè)體職業(yè)者通過互聯(lián)網(wǎng)向境外發(fā)送。有關(guān)部門發(fā)現(xiàn)后，隨即對兩人實(shí)施了刑事拘留。劉某也因此受到行政警告處分。

        個(gè)人私自留存涉密會議文件的現(xiàn)象屢禁不止，究其原因，一方面是參會人員的保密意識淡漠，另一方面是涉密會議組織者的保密工作不到位，沒有做好會議文件材料的管理。

        涉密文件的管理，關(guān)系到國家安全和利益，各單位應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到涉密會議活動(dòng)的嚴(yán)肅性以及保護(hù)涉密會議文件的重要性，采取切實(shí)有效措施，加強(qiáng)管理，并提高工作人員的責(zé)任心和保密意識。

        保密法第三十一條規(guī)定：舉辦會議或者其他活動(dòng)涉及國家秘密的，主辦單位應(yīng)當(dāng)采取保密措施，并對參加人員進(jìn)行保密教育，提出具體保密要求。

        保密法實(shí)施條例第二十七條第三款規(guī)定：舉辦會議涉及國家秘密的，主辦單位應(yīng)當(dāng)按照國家保密規(guī)定管理國家秘密載體。

1、會議布好“保密網(wǎng)”

        有關(guān)機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)“誰主辦，誰負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行管理，明確涉密會議管理職責(zé)。主辦單位應(yīng)當(dāng)制訂保密工作方案，根據(jù)會議主題、內(nèi)容或文件、資料涉及國家秘密的最高密級，及時(shí)確定會議的密級，對參加人員提出保密要求，開展保密常識和保密防范知識教育，提出具體保密管理要求，并明確專人負(fù)責(zé)督促落實(shí)。

        承辦單位要按照主辦單位要求，提供安全保密的環(huán)境、設(shè)施和設(shè)備，并對工作人員進(jìn)行保密教育，明確工作人員的保密責(zé)任，要求其做好保密工作。

        保密行政管理部門應(yīng)當(dāng)對重大涉密會議的保密工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并提供必要的安全保密技術(shù)服務(wù)保障。

2、管理念好“保密訣”

        對涉密會議文件的管理，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家秘密載體保密管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。涉密會議組織者會前應(yīng)加強(qiáng)辦公設(shè)備和場所保密技術(shù)檢查和防護(hù)，對會議駐地采取保密管理措施。會議期間應(yīng)做好會場保密保障和會場外可疑無線信號監(jiān)測，跟蹤會議文件、資料發(fā)放情況，對會議駐地進(jìn)行保密巡查。會后應(yīng)督促做好文件、資料的清退、回收、銷毀和保密設(shè)備回收等工作，落實(shí)保密管理措施。

涉密會議特別注明要“會后收回”的或由會議代表帶回單位交保密室保管的文件資料，參加人員應(yīng)在會議結(jié)束時(shí)主動(dòng)交回會議管理人員或退回單位保密室并辦理退回簽收手續(xù)，不得私自留存涉密文件資料，不得擅自記錄、錄音、攝像、拍照和摘抄，不得擅自復(fù)印涉密文件、資料等。

3、報(bào)道繃緊“保密弦”

        近年來，由于信息公開保密審查不嚴(yán)導(dǎo)致涉密文件泄密的案例時(shí)有發(fā)生。對此有關(guān)機(jī)關(guān)單位還要在會議后嚴(yán)格信息上網(wǎng)審查，控制信息來源、落實(shí)審查制度、規(guī)范審查程序，從源頭上防止涉密會議文件材料泄密事件的發(fā)生。

        涉密會議有關(guān)方面接受采訪或者公開報(bào)道應(yīng)當(dāng)經(jīng)過批準(zhǔn)，對是否涉密界定不清的，應(yīng)當(dāng)逐級報(bào)有權(quán)確定該事項(xiàng)密級的上級機(jī)關(guān)或保密部門審查確定，嚴(yán)防在宣傳報(bào)道中造成失泄密事件。